Pracovat z domova může být levné, pohodlné a překvapivě efektivní. Jenže firma se časem mění. Přibývají zakázky, technika, materiál, lidé nebo schůzky a prostor, který na začátku bohatě stačil, začne podnikání spíš brzdit. Jak poznat, že jste právě v tomto bodě?
Když pracovní věci začnou obsazovat celý byt
Na začátku často stačí notebook, stůl a pár polic. Jenže ne každé podnikání zůstane dlouhodobě tak jednoduché. Fotograf přikoupí techniku, e-shop začne držet větší zásoby, účetní potřebuje bezpečně ukládat dokumenty a řemeslník postupně zaplní nářadím sklep, chodbu i část garáže.
Dobrým ukazatelem není samotné množství věcí, ale počet improvizovaných řešení. Pokud před každou zakázkou hledáte krabici, která skončila pod postelí, nebo pravidelně přesouváte materiál z pracovny do obýváku a zpět, prostor už neodpovídá způsobu, jakým firma funguje.
Pozornost si zaslouží hlavně situace, kdy vám nedostatek místa prodlužuje práci. Typicky například:
- balíte objednávky po částech, protože nemáte dost velkou pracovní plochu,
- často přesouváte vybavení, abyste se dostali k tomu, které právě potřebujete,
- nemůžete nakoupit výhodnější množství materiálu, protože ho nemáte kam dát,
- pracovní dokumenty, vzorky nebo produkty skladujete na několika různých místech.
Tady už nejde jen o pohodlí. Každá zbytečná manipulace bere několik minut a při každodenním opakování z nich vznikají celé hodiny.
Domov nemusí být vhodným místem pro klienty
Některým profesím domácí kancelář vyhovuje i po letech. Programátor, překladatel nebo grafik může většinu schůzek vyřídit online a klient vůbec nepotřebuje vědět, odkud pracuje. Jinde ale osobní kontakt postupně získává větší význam.
Představte si například interiérovou designérku, která klientům ukazuje desítky vzorků. Dokud má několik menších zakázek, zvládne setkání u klienta nebo v kavárně. S větším počtem projektů už musí pokaždé převážet materiály, hlídat, co vzala s sebou, a nemá místo, kde by mohla několik variant jednoduše rozložit vedle sebe. Vlastní studio najednou není otázkou reprezentace, ale praktičnosti.
Podobně uvažujte i u své práce. Kolik času vám zabere příprava schůzky mimo domov? Co všechno musíte převážet? A odmítli jste někdy osobní setkání hlavně proto, že nemáte vhodný prostor?
Problém může být i adresa, hluk nebo provoz
Domácí pracovna může být dostatečně velká, a přesto pro další růst nevhodná. Hodně záleží na tom, co během práce skutečně děláte. Jinou stopu zanechá člověk s notebookem a jinou malá výroba, časté zásobování nebo několik desítek odesílaných balíků denně.
Zkuste si jeden týden zapisovat všechno, co kvůli podnikání prochází vaším domovem. Kurýry, zásilky, návštěvy klientů, odvoz odpadu, příjem materiálu nebo třeba používání společných prostor domu. Možná zjistíte, že samotná pracovna problém není. Může jím být ale například výtah, parkování před domem, sousedé nebo absence místa, kde může dodavatel bezpečně složit zboží.
U provozu, který roste, proto neposuzujte pouze cenu dalšího prostoru. Sledujte také jeho dostupnost. Levný sklad na opačném konci města vám příliš nepomůže, pokud tam budete dvakrát denně jezdit pro zboží. Někdy dává větší smysl menší prostor blíž domovu než velká hala s nízkým nájemným.
První zaměstnanec změní požadavky na prostor
Dokud pracujete sami, snesete ledacos. Telefonát můžete vyřídit v kuchyni, tiskárnu necháte na chodbě a složky s doklady uložíte do skříně vedle oblečení. Jakmile ale přijde první kolega, brigádník nebo pravidelný externista, podobná improvizace začne vadit mnohem víc.
Při hledání kanceláře si proto nepočítejte jen metry čtvereční, ale sepište si, co musí nový prostor zvládnout. Můžete zjistit, že potřebujete například:
- dvě místa, kde lze současně telefonovat bez vzájemného rušení,
- uzamykatelný prostor pro dokumenty nebo dražší vybavení,
- pracovní stůl pro člověka, který dochází jen dva dny v týdnu,
- místo pro krátké schůzky, aniž byste pokaždé museli rezervovat zasedací místnost.
Možná tak zjistíte, že nepotřebujete klasickou kancelář na pět let, ale dvě místa v coworkingu a malý sklad.
Spočítejte cenu současného omezení
Při rozhodování o stěhování se podnikatelé přirozeně dívají hlavně na nový nájem, energie, internet nebo kauci. Vedle nich ale existuje ještě jedna položka: kolik vás stojí to, že zůstáváte tam, kde jste?
Majitel e-shopu může například každý měsíc platit vyšší cenu dopravy, protože doma nemá prostor pro větší odběr obalů. Fotograf odmítne zakázku, při které by potřeboval postavit stálou scénu. Konzultant stráví několik hodin týdně přesuny mezi pronajatými zasedačkami. Tyto náklady mají na rozpočet firmy značný vliv.
Zkuste si proto po dobu jednoho měsíce označit situace, ve kterých vás domácí zázemí něco stálo. Nemusí jít pouze o peníze. Počítejte:
- čas navíc,
- odmítnuté zakázky,
- dražší nákupy v malém množství,
- placené externí prostory.
Teprve potom můžete rozumně porovnat, zda je nové zázemí skutečně dražší.
Velká kancelář není vždy nutná
Přesun z domácí pracovny neznamená, že musíte hned podepsat dlouhodobý nájem několika místností. Mezi stolem v ložnici a vlastní kanceláří existuje řada mezistupňů. Pro někoho funguje coworking, jinému stačí malý sklad, dílna sdílená s další firmou nebo kancelář pronajatá jen několik dní v týdnu.
Vyplatí se také oddělit jednorázové a pravidelné výdaje. Kauce, stěhování, nábytek nebo technické úpravy zatíží firmu hlavně na začátku, zatímco nájem a služby budete platit každý měsíc. Pokud firma nový prostor skutečně potřebuje, ale nechcete kvůli počáteční investici vyčerpat provozní peníze, může zvážit úvěr pro podnikatele.
Nejdůležitější otázka nakonec nezní, zda už si můžete dovolit kancelář. Ptejte se spíš, zda vám současný prostor ještě umožňuje pracovat způsobem, který vaše podnikání potřebuje. Dokud domácí kancelář funguje, není důvod ji opouštět. Když ale začnete zakázky, materiál i vlastní čas přizpůsobovat omezením bytu, je možná čas hledat jiné řešení.
